Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de la Fundación ESTADO Y DEMOCRACIA.

 

FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA,  identificada con Nit.  901.962.771-6, en adelante el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO o FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA , informa a todos los titulares de datos personales que, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, adopta la presente Política de Privacidad y Protección de Datos Personales.

 

1. Consideraciones Generales:

 

El artículo 15 de la Constitución Política de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona a  su intimidad personal y familiar y a su buen nombre y exige del Estado respetarlos y hacerlos respetar.  De igual modo, todo ciudadano tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

El propósito de este documento es garantizar que el manejo de la información que se recolecte en el marco de las actividades políticas, sociales y de campaña sea transparente, seguro y respetuoso de los derechos de los titulares.  Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros, respetar la libertad y demás garantías previstas en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

La presente política de tratamiento de datos tiene por objeto el cumplimiento de las disposiciones legales, constitucionales y jurisprudenciales concernientes al desarrollo del derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos relativos al artículo 15 de la Constitución Política, así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

En términos generales, el presente documento establece las políticas y los procedimientos a través de los cuales el titular de los datos personales puede hacer efectivos sus derechos relacionados con el tratamiento de sus datos y a su vez, el tratamiento que el responsable debe darle a los datos de terceros, así como los mecanismos para instar el cumplimiento de los deberes en cabeza del responsable del tratamiento. Así mismo, se dan algunas definiciones relativas a términos necesarios para la correcta aplicación de las mencionadas políticas, junto con los principios sobre los que se fundamenta la recolección y tratamiento de los datos personales.

 

II.             Alcance de la política

 

La presente política aplica a cualquier recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales que realice el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO respecto de simpatizantes, voluntarios, asistentes a eventos, proveedores, colaboradores y, en general, de cualquier persona natural cuyos datos se obtengan en el ejercicio de actividades políticas o de campaña.

 

III.           Datos del Responsable

 

Razón social:     FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA.

Domicilio:  Bogotá D.C.

Dirección: Calle 26 A No. 13-97 Oficina 503. Bogotá.  Teléfonos:  6012320825 - 3142789745

 Persona Responsable:  Geraldine Ramirez Cortes.

Canal de atención por correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

La persona responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, es la señora Geraldine Ramirez Cortes, a quien podrá contactar a través del correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o telefónicamente en el número informado.  

 

IV.           Conceptos básicos

 

Para mayor claridad, se incluyen las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado que otorga el titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Dato personal: Información vinculada a una persona natural que permite identificarla o hacerla identificable. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
• Datos sensibles: Información que puede afectar la intimidad o generar discriminación, como la filiación política.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, que realiza el tratamiento de datos por encargo del responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación realizada sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso o supresión.

 

V.             Información que se recolecta

 

El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO podrá solicitar y registrar información como: nombre, dirección, correo electrónico, teléfono, y cualquier otro dato de contacto necesario para el desarrollo de sus actividades fundacionales, políticas y sociales.

 

VI.           Principios

 

Los siguientes principios guían todas las actividades de tratamiento de datos personales llevadas a cabo por FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA, garantizando la adecuada protección de la información y el respeto de los derechos de los titulares:

 

Principio de Legalidad en el tratamiento de datos personales:  actúa bajo el marco legal colombiano, asegurando que todas las actividades relacionadas con la recolección y manejo de datos se realicen conforme a la legislación aplicable.

Principio de Finalidad:  La recolección y tratamiento de datos personales por parte de FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA tiene una finalidad legítima y específica, informada previamente al titular del dato.

Principio de Libertad:  Los datos personales son recolectados con el consentimiento expreso, previo e informado del titular.  Los datos personales que se suministren a FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de Veracidad o Calidad:  La información sujeta a tratamiento por FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de Transparencia:  En el tratamiento de los datos suministrados, FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA garantiza el derecho del titular a obtener información acerca de sus datos personales en cualquier momento y sin restricciones.

Principio de Acceso y Circulación Restringida:  El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y de la Constitución.  En este sentido, el Tratamiento sólo se hace por personas autorizadas por FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA y/o por las personas previstas en las leyes estatutarias que regulan el derecho fundamental de habeas data.  Los datos personales, salvo la información pública, serán utilizados únicamente para la finalidad para la que fueron autorizados, restringiéndose cualquier otro tipo de circulación.

Principio de Seguridad:  La información de los titulares recolectada por FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA se almacena y procesa con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el tratamiento de datos personales en FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley estatutaria de habeas data

 

VII.         Finalidades del tratamiento

 

Los datos recolectados serán utilizados exclusivamente para los siguientes fines:

1. Remitir información relacionada con actividades sociales y/o políticas, comunicados de interés o mensajes de la FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA o de los candidatos o funcionarios electos en senado, cámara u otras corporaciones de los que considera importante compartir información o publicidad política, mediante correo electrónico, medios físicos, aplicaciones de mensajería instantánea (WhatsApp u otras) y llamadas telefónicas, de conformidad con lo establecido en la Ley 2300 de 2023.
2. Realizar convocatorias a reuniones, encuentros y eventos propios o de los candidatos o funcionarios electos en senado, cámara u otras corporaciones de los que considera importante efectuar la convocatoria correspondiente.
3. Difundir noticias, novedades y actividades vinculadas a la FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA o de los candidatos o funcionarios electos en senado, cámara u otras corporaciones de los que considera importante entregar información.
4. Desarrollar análisis de carácter estadístico, histórico o de gestión interna.
5. Efectuar los registros de la base de datos de simpatizantes y/o voluntarios, así como realizar atender los requerimientos derivados de la normatividad en materia de protección de datos o en materia electoral y demás disposiciones aplicables en Colombia.
6. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros a consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
7. Procesar y tabular los datos para el cumplimiento de los fines para los que fueron suministrados.
8. Confirmar la veracidad de los datos suministrados.

 

9. Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas, de control y vigilancia nacional, entidades públicas, de policía o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros, previa autorización para ello o en cumplimiento de un deber legal.
10. Fines administrativos o comerciales de la Fundación.
11. Envío de correspondencia física o electrónica relacionada con la actividad de la Fundación.

La información no será compartida con terceras personas, salvo con proveedores o aliados que presten servicios estrictamente necesarios para el cumplimiento de los fines previamente descritos, siempre bajo condiciones de confidencialidad.

 

VIII.       Tratamiento de datos sensibles

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

El titular del dato no está obligado en ningún caso a suministrar datos sensibles. 

En el marco de actividades sociales y políticas puede obtenerse información sensible, como por ejemplo la filiación política de los titulares, cuya finalidad será de carácter estadístico y de trata miento en el marco de las actividades que desarrolla la Fundación. El suministro de estos datos es facultativo y su tratamiento se realizará únicamente con la autorización expresa que quien así lo considere, y para las finalidades previstas en esta política, especialmente las antes enunciadas. . Esta no serán compartidos con terceros diferentes a quienes realicen trabajos orientados al cumplimiento de las finalidades indicadas en esta política.

 

IX.           Tratamiento de datos de menores

 

Como regla general no se recolectan datos de niños, niñas o adolescentes. En caso de hacerlo, el tratamiento se realizará de manera excepcional, respetando en todo momento el interés superior del menor y sus derechos fundamentales.

 

Cualquier información relacionada con niños, niñas o adolescentes será suministrada de manera facultativa por su representante legal o acudiente. El RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO se reserva la potestad de informar a las autoridades competentes aquellas situaciones que, a su juicio, puedan llegar a poner en riesgo o afecten la integridad de un menor de edad.

 

X.             Conservación de los datos

 

EL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO conservará los datos personales en estricto cumplimiento de la normativa aplicable y sujeto a los fines para los que fueron recopilados. El almacenamiento de los datos será únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades indicadas o por el período que exijan las autoridades competentes. En términos generales, la información podrá mantenerse hasta por diez (10) años, período en el que será renovado automáticamente, salvo que el titular solicite su supresión o revoque la autorización, dentro de los límites legales.

 

XI.           Autorización y consentimiento

 

El tratamiento de datos personales siempre se realizará con la autorización del titular, obtenida por medios físicos o electrónicos que permitan su verificación y consulta. La autorización incluirá, al menos:

1. Identidad del RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO.
2. Finalidad del tratamiento de los datos recolectados.
3. Derechos del titular de los datos.
4. Mecanismos del titular para ejercer sus derechos.

 

FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA, en su calidad de Responsable del Tratamiento dispondrá de los medios necesarios para mantener los registros técnicos y tecnológicos de cuándo y cómo se obtuvo la autorización por parte del Titular de la información para el tratamiento de estos.

 

• Aviso de privacidad.

 

El aviso de privacidad es un documento físico, electrónico o cualquier otro formato, mediante el cual informamos al titular de la información sobre la existencia de políticas que le serán aplicables, así como la forma en la que pueden acceder a las mismas y las características del tratamiento que se le dará a los datos personales.

 

Contenido del aviso de privacidad.

1. La razón social de FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA y los datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Los derechos que le asisten al titular.
4. Los mecanismos dispuestos por FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.

 

• Derechos de los titulares

 

De conformidad con la normas vigentes consagradas en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y demás que la complementen o sustituyan, los titulares de datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes, tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

 

XIV.       Canales de Atención 

 

Para presentar peticiones, reclamaciones, ampliar información, consultar sus datos personales, solicitar su modificación, actualización, rectificación o supresión, o para revocar la autorización dada para su tratamiento, el titular podrá escribir al correo electrónico: : Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o a través de comunicación dirigida físicamente a la dirección: Calle 26 A No. 13-97 Oficina 503. Bogotá.

 

XV.         Procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular

 

En cumplimiento de la normativa vigente sobre protección de datos personales, el RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO, en su calidad de administrador de las bases de datos, establece el siguiente procedimiento para la presentación y atención de consultas, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de la información:

 

1. Requisitos de la Solicitud

Toda solicitud deberá contener, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.
• Número de identificación del titular de los datos personales.
• Datos de contacto (dirección física y/o correo electrónico, teléfono).
• Motivo o hechos que originan la petición, queja o reclamo.
• Derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización, revocar, suprimir, entre otros).
• Documentos o soportes que respalden la solicitud (si aplica).

 

2. Plazos para la Atención de Consultas

 

• Las consultas serán resueltas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.
• Si no fuere posible atenderlas en ese término, se informará al solicitante la causa de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual no podrá exceder de cinco (5) días hábiles adicionales.

 

3. Reglas para la Atención de Reclamos

El titular de datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes, podrán presentar un reclamo cuando consideren que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando identifiquen un presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012. El trámite se regirá por las siguientes reglas:

• El reclamo deberá presentarse por escrito a FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA o al Encargado del Tratamiento, incluyendo identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto y documentos que soporten la reclamación.
• Si el reclamo es incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistida la solicitud.
• Si la persona que recibe el reclamo no es competente, lo remitirá al responsable correspondiente en un plazo máximo de dos (2) días hábiles, informando de ello al solicitante.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incorporará en la base de datos una anotación con la leyenda “reclamo en trámite”, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, la cual se mantendrá hasta su resolución.
• El plazo máximo para resolver un reclamo será de quince (15) días hábiles a partir del día siguiente a su recepción. De no ser posible atenderlo en ese término, se comunicará la causa de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

 

 

XVI.       Revocatoria y/o supresión de la autorización para el tratamiento de datos personales

 

El Titular de los datos personales podrá, en cualquier momento, solicitar a FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA la eliminación de su información de nuestras bases de datos y/o revocar la autorización previamente otorgada para su tratamiento, mediante la presentación del reclamo correspondiente, conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

 

No obstante, debe tenerse en cuenta que la solicitud de supresión o revocatoria no procederá en aquellos casos en que el Titular deba permanecer en la base de datos en virtud de una obligación legal o contractual vigente con FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA.

 

XVII.      Cambios en la Política de Privacidad

 

FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA podrá actualizar o modificar esta política en cualquier momento. Los cambios serán publicados en el sitio web con una antelación mínima de 10 días hábiles antes de su entrada en vigencia.

 

Si el Titular no está de acuerdo con las nuevas disposiciones y cuenta con una causa válida y justificada, podrá solicitar la eliminación de sus datos personales a través de los canales establecidos. Sin embargo, esta solicitud no será procedente mientras exista una relación legal, contractual o de cualquier otra índole que requiera que la información permanezca en las bases de datos de FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA.

 

XVIII.    Normatividad Aplicable, Autoridades Competentes y Vigencia

 

La presente política y el tratamiento de los datos personales estarán regidos por la legislación vigente en la República de Colombia en materia de protección de datos. Cualquier diferencia, queja o reclamación relacionada con la aplicación de esta política deberá ser resuelta ante las autoridades administrativas o judiciales competentes en Colombia.

 

Los datos recolectados permanecerán bajo el tratamiento de FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA durante el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las finalidades establecidas y mientras persistan obligaciones legales o contractuales que exijan su conservación.

 

XIX.        Uso de cookies

 

El sitio web de FUNDACIÓN ESTADO Y DEMOCRACIA podrá usar cookies para facilitar la navegación y mejorar la experiencia del usuario. Estas no se emplean para recolectar datos personales. El usuario puede deshabilitarlas en su navegador, entendiendo que ello puede afectar algunas funcionalidades.

 

Fecha de publicación y entrada en vigencia: 01 DE OCTUBRE DE 2025.